স্মার্ট জবের জন্য চাই ২১ দক্ষতা

আপনি কোনো একটা অফিসে ইন্টারভিউ দিতে গেলেন। জিজ্ঞেস করল, কম্পিউটার টাইপ করতে পারেন কিনা? পারেন, না পারেন- উত্তর দিলেন, পারি। সে দিন-ই আপনার চাকরি হয়ে গেল। বলল, পরের দিন থেকে অফিস শুরু করতে। সাথে বলল, প্রথম এক মাস ট্রায়াল পিরিয়ড। এ সময়ে ভাল করলে আপনাকে রাখবে, নাহয় আবার চাকরি খোঁজ করতে হবে।

পরদিন অফিসে জয়েন করার পরে আপনাকে সুন্দর একটি ডেস্ক দেয়া হল। ডেস্ক দেখে খুশি হলেন। সবচেয়ে বেশি ভাল লাগল, তারা প্রথম দিনেই আপনাকে ল্যাপটপ দিয়ে দেয়ায়। ডেস্কটপ হাতে পাওয়ার ঘণ্টাখানেক পরেই আপনার বস আপনাকে প্রিন্টেড ডকুমেন্ট দিয়ে বলল, এটার টেক্সটগুলো ওয়ার্ড ফাইলে লিখে ইমেইল করে দেয়ার জন্য।

এবার, আপনার ঘাম ঝরতে লাগল। কারণ, আপনি না পারেন দ্রুত টাইপ করতে, না পারেন ইমেইল কোনো ফাইল এটাচ করে পাঠাতে। নিজের চুল ছিড়তে ইচ্ছা করতে লাগল। নিজের অতীত জীবন নিয়ে নিজেই নিজেকে অভিশাপ দিতে লাগলেন। তারপর? তারপরের বিষয়গুলো আপনি-ই চিন্তা করুন। আপাতত আমি বাতলে দিচ্ছি, স্মার্ট জবের জন্য কি কি ধরনের দক্ষতা থাকা প্রয়োজন!

আপনি যে বিশ্ববিদ্যালয় এবং যে বিষয়ে পড়াশোনা করুন না কেন, আপনাকে দুই ধরনের দক্ষতা অর্জন করে নিতে হবে ছাত্রজীবনেই।

১. হার্ড স্কিল

২. সফট স্কিল

হার্ড স্কিল হল এমন সব স্কিল, যা সহজে মানুষকে দেখানো যায়। যেমন, মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে মিনিটে ২০ শব্দ বাংলা টাইপ করার দক্ষতা, টেলিসেলসের মাধ্যমে কাউকে পণ্যবিক্রয় করার দক্ষতা ইত্যাদি।

অন্যদিকে, সফট স্কিল হল যে গুণাগুণগুলো মানুষকে সহজে দেখানো যায় না, কিন্তু অফিস পরিচালন কাজে জরুরিভাবে ব্যবহৃত হয়। যেমন, কাউকে দিয়ে কাজ করিয়ে নেয়ার জন্য নেতৃত্ব দক্ষতা, চাপের মুথে কাজ করার দক্ষতা ইত্যাদি।

অফিস জবের জন্য জরুরি যেসব হার্ড স্কিল

১. মাইক্রোসফট ওয়ার্ড: যে কোনো স্মার্ট অফিসে কাজ করলে অফিস কর্তৃপক্ষ আপনাকে একটি ডেস্কটপ বা ল্যাপটপ দিবে। আপনার কাজ হল সে ডিভাইস ব্যবহার করে অফিসের কাজ সুন্দরভাবে সম্পন্ন করা। হতে পারে কোনো একটি বিষয়ে রিপোর্ট প্রদান করা, হতে পারে দিনের হিসাব-বিবরণী ইমেইল করা। এসব কাজ করার জন্য আপনাকে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড ব্যবহারে দক্ষ হতে হবে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মেনুবারে থাকা সকল টুলের উপর ধারণা এবং ব্যবহার জানা থাকতে হবে। 

২. বাংলা এবং ইংরেজিতে টাইপিং দক্ষতা: অনেকে ল্যাপটপে বা ডেস্কটপের কাজ জানেন। কিন্তু কোনো কিছু টাইপ করতে দিলে ঘাম ছুটে যায়। কি-বোর্ডের কোথায়, কি আছে জানে না। এটি যে কোনো স্মার্ট জবে ডিসক্রেডিট হিসেবে গণ্য হয়।

আমার নিজের একটা উদাহরণ দিই। আমি মাইক্রোসফট অফিসের কাজ শিখেছিলাম ২০০৮ সালে। তখন নিজের ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ ছিল না। তাই, টাইপ প্র্যাকটিস করিনি। শিখলেও মনে থাকত না। একসময় লেখালেখি করতাম। পত্র-পত্রিকায় ছড়া-গল্প-কবিতা লিখতাম। সাধারণত সে সব লেখা ডায়েরিতে থাকতো। আমি সাদা কাগজে তুলে সে পত্রিকা অফিসে পাঠিয়ে দিতাম। অনেকে ছাপত, অনেকে ছাপত না। একবার এক পত্রিকার সহ-সম্পাদক ফোন করল। বলল, আপনিতো ভাল লেখেন। কিন্তু হাতে লিখে পাঠানোর সে লেখা আমাদের অফিস সহকারীকে দিয়ে টাইপ করাতে হয়। আমাদের অফিস সহকারী যারা আছে, তাদের উপর বিভিন্ন লেখার চাপ থাকে। তাই, অনেকসময় আমরা চাইলেও আপনার লেখা ছাপতে পারি না।

তারপর আমি নিজে কম্পিউটারে টাইপ শেখার সিদ্ধান্ত নিলাম। বাসার পাশে একটা সাইবার ক্যাফেতে ঘণ্টা চুক্তিতে বাংলা টাইপ শিখতাম। মনে আছে, আমি প্রথম দিন এক ঘণ্টায় মাত্র  সাত শব্দ টাইপ করতে পেরেছিলাম। তারপরদিন পেরেছিলাম, বিশ শব্দ। এভাবে আমি মাত্র এক সপ্তাহে ঘণ্টায় ২০০ শব্দ টাইপ করতে পারতাম। তখন দিনে এক ঘণ্টা টাইপ প্র্যাকটিস করতাম। সাত দিনে এত উন্নতি আমার কাছে অনেক কিছু ছিল।

এ দক্ষতা কাজে লেগেছিল ২০১৩ সালে। সে বছর আমি কালের কণ্ঠে প্রদায়ক হিসেবে কাজ শুরু করি। ফিচার বিভাগে ফিচার পাতাগুলোতে ফিচার লিখতাম। ছাপা হত। একটা সম্মানী পেতাম। সেখানে কাজ করার সময় একটা অফার আসল কালের কণ্ঠের সম্পাদকীয় বিভাগ থেকে। প্রতি শুক্রবার সমকালীন বিষয়ে মতামত নেয়া হয়। পাঠকগণ ইমেইলে এবং ফোন করে মতামত জানান। সে মতামতগুলো প্রথমে কাগজে নোট নিতে হবে। তারপর সেগুলো কম্পিউটারে টাইপ করে ওয়ার্ড ফাইলে জমা দিতে হবে। আমার কাজের পারফরমেন্সে কর্তৃপক্ষ সন্তুষ্ট হয়ে সম্পাদনা বিভাগের বিশিষ্ট ব্যক্তিদের লেখাগুলোর অনুলিখন করার দায়িত্ব দেয়।

এ কথা বলার কারণ হল যে কোনো অফিসে বাংলা এবং ইংরেজিতে টাইপ করতে পারার দক্ষতাকে দারুণভাবে মূল্যায়ন করা হয়। আপনার যদি এ দক্ষতায় ঘাটতি থেকে থাকে, এখন-ই পুষিয়ে নিন।  

৩. ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারা: মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে কিংবা গুগল ডকে ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারাটা স্মার্ট জবের জন্য প্রয়োজনীয় একটি যোগ্যতা। আপনি হয়ত কথা বলায় ভাল, কিংবা কাউকে সহজে কনভিন্স করতে পারেন- কিন্তু আপনার প্রয়োজনীয় কাজের রিপোর্ট যদি সহজে আপনার বস, টিম কিংবা ক্লায়েন্টকে দিতে না পারেন, আপনার অন্য যোগ্যতা কোনো কাজে লাগবে না।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের পাশাপাশি গুগল ডকের ব্যবহার জানতে হবে। গুগল ডকের যে কোনো লেখা ফাইল জমা দেয়ার পরেও আপডেট করা যায়। টিম কোলাবোরেশনে কাজ করলে ডকের ব্যবহার জানা ফরজ! 

আমাদের সফটওয়্যার কোম্পানি বাংলা পাজেল লিমিটেডে যে কোনো প্রজেক্টের ফিচার থেকে শুরু করে ডেভেলপমেন্ট, কোয়ালিটি চেক দেয়া প্রভৃতি ক্ষেত্রে গুগল ডক ব্যবহার করা হয়। গুগল ডকে কাজ করলে কিভাবে কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তিকে শেয়ার করা যায়, কিভাবে লিংক শেয়ার করে- এসব খুঁটিনাটি বিষয়ও জানতে হবে।

৪. এক্সেলের কাজ জানা: যে কোনো হিসাব নিকাশের জন্য অফিসে এক্সেল-ই সবার আগে ব্যবহৃত হয়। হিসাব-নিকাশ, চার্ট, গ্রাফিকেল ভিউ, প্রেডিকশন – এসব ফিচারের কারণে এক্সেল যে কোনো অফিসে জনপ্রিয়। আবার, টিমে একাধিক ব্যক্তি থাকলে গুগল শিটও ভাল কাজ দেয়।

৫. প্রেজেন্টেশন: সরাসরি বা অনলাইনে – যে কোনো প্রতিষ্ঠানেই বিজনেস মিটিংগুলোতে প্রেজেন্টেশন একটি গুরুত্বপূর্ণ অনুষঙ্গ। ছবি, টেক্সট, অ্যানিমেশনসহ প্রেজেন্টেশনের খুঁটিনাটি জানা- প্রয়োজনীয় দক্ষতার একটি। এ কাজে মাইক্রোসফট পাওয়ার পয়েন্ট ব্যবহার করা হয়। অথবা, ক্যানভা ব্যবহার করেও প্রেজেন্টেশনের স্লাইড ততৈরি করতে পারেন। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের কাজ জানা থাকলে প্রেজেন্টেশনের স্লাইড বানানো অনেকটাই পানিভাত।  

৬. গবেষণা: অফিস থেকে বলা হল, ঢাকা শহরের সবচেয়ে ভাল নাক-কান-গলা বিশেষজ্ঞ ডাক্তারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিতে। তাকে আপনি আপনাদের একটি প্রোডাক্টের ডেমু দেখাতে চান। এখন, আপনি কি করবেন? বন্ধু-বান্ধব বা আত্মীয়-স্বজনের কাছে ফোন করে জানবেন, কে ঢাকা শহরের সবচেয়ে ভাল নাক-কান-গলা বিশেষজ্ঞ, নাকি হাসপাতালে হাসপাতালে ঘুরে ডাক্তারের লিস্ট সংগ্রহ করে তাদের চেম্বার থেকে বের হওয়া রোগীদের কাছ থেকে তথ্য নিয়ে জানবেন, কে সবচেয়ে ভাল নাক-কান-গলার বিশেষজ্ঞ ডাক্তার?

এ ধরনের চিন্তা থাকলে মাথা থেকে ঝেড়ে ফেলুন। এসব আঝাইড়া চিন্তা না করে, গুগল করুন। সাথে শিখে নেন, কিভাবে গুগল সার্চ ব্যবহার করে প্রয়োজনীয় তথ্য পাওয়া যায়।

৭. বেসিক কম্পিউটার হার্ডওয়্যার: অফিস থেকে আপনাকে যে ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ দেয়া হল, তা ব্যবহার করা আপনাকে জানতে হবে। জানতে হবে কিভাবে অন-অফ-রিস্টার্ট দিতে হয়। পাওয়ার সাপ্লাইয়ের জন্য কিসের কিসের সম্পর্ক আছে। এ ধরনের বেসিক কম্পিউটার হার্ডওয়্যারের ব্যবহার আপনাকে জেনে রাখতে হবে।

অফিস জবে প্রয়োজনীয় যেসব সফট স্কিল

৮. যোগাযোগ দক্ষতা: আপনার বস আপনাকে একটি কাজ দিল। কাজটি দ্রুত এবং সুন্দরভাবে করার জন্য আপনার বসের কাছে থাকা একজনের নাম্বার দরকার। আপনাকে বলতে পারতে হবে, এ নাম্বারটি পেলে আপনার কাজটি করতে সুবিধা হবে।

অথবা, আপনাকে আপনার বস এফোর সাইজের ৮০ জিএসএমের এক রিম কাগজ কেনার জন্য পাশের দোকানে পাঠাল। সেখানে গিয়ে দেখলেন, সে জিএসএমের কাগজ নেই। নেই দেখে চলে আসলে হবে না। আপনাকে জেনে নিতে হবে, এর বিকল্প আর কি কি আছে? অন্য কোন দোকানে পাওয়া যাবে। অফিসে ফেরত না এসে আপনার বসকে জানাতে হবে, এ কাগজ পাওয়া যায়নি। বিকল্প এটি এটি হতে পারে। সবশেষে জানতে হবে, এখন আমার কি করা উচিত? 

৯. টিম ওয়ার্ক: অফিসের সব কাজ আপনি করবেন, বিষয়টি এমন নয়। প্রায়সময় টিমের অংশ হিসেবে কাজ করতে হয়। তাই, টিমওয়ার্কে অভ্যস্ত হতে হবে। হয়ত টিমকে এমন কোনো কাজ এসাইন করল, যা আপনি একাই সব কাজ করে ফেলতে পারবেন। অন্য টিম মেম্বাররা বললেই আপনি একা সব কাজ করতে যাবেন না। একা এ ধরনের কাজ করার আগে টিমের সাথে বোঝাপড়া করে নিবেন। অথবা, সবাই মিলেই করবেন। 

১০. ব্যবসায়িক সচেতনতা: অফিস আপনাকে পাঠাল একটি ল্যাপটপ কিনে নিয়ে আসতে। আপনি কোনো কম্পিউটার শপে গিয়ে তথ্য এবং ব্র্যান্ড যাচাই-বাছাই না করে যে দাম বলল সে দামে কিনবেন না। আপনাকে এক্ষেত্রে ফিচার, সার্ভিস ওয়ারেন্টি, দাম প্রভৃতি বিষয় যাচাই করে কিনতে হবে।

১১. সমস্যা সমাধানের দক্ষতা: অফিসে কাজ করার সময় একটি সমস্যা দেখতে পেলেন। এ সমস্যার কারণে আপনার কাজের সমস্যা হচ্ছে। অথবা, অফিসের কাজের প্রোডাক্টিভিটিতে সমস্যা হচ্ছে। এ সমস্যা সমাধানের জন্য আপনাকে সম্ভাব্য কিছু উপায় চিন্তা করতে হবে। এবং কোনা উপায়ে সমাধান করলে বেশি ভাল হয়, তাও জানতে হবে।

১২. শিখে নেয়ার দক্ষতা: অনেকের মানসিকতা হল চাকরিতে যোগদান করার পরে আর নতুন কিছু না শিখলেও হবে। আগে যা শিখে এসেছেন, তা দিয়ে বাকি জীবন চালিয়ে দিতে পারবেন। এরকম কোনো চিন্তা থাকলে মাথা থেকে ঝেড়ে ফেলুন। ক্যারিয়ারে টিকে থাকতে হলে নতুন নতুন বিষয়ে অভ্যস্ত হতে হবে। নতুন বিষয় আসলে শিখে নিতে হবে দ্রুত।

১৩. চাপের মুখে কাজ করার দক্ষতা: অফিসে এমন দিন আসতে পারে যেদিন আপনাকে অন্যদিনের চেয়ে বেশি কাজ করা লাগতে পারে। সাধারণত একদিনে দুইটি কাজ করে থাকলে সেদিন চারটি কাজ করা জরুরি হয়ে যেতে পারে। এ ধরনের পরিস্থিতিতে চাপ নেয়া যাবে না। গুছিয়ে কাজ করে দিতে হবে।

১৪. আত্মবিশ্বাস এবং আত্ম-নিয়ন্ত্রণ: প্রথম প্রথম কোনো কাজ করতে গেলে ভুল হতে পারে। তাই বলে আত্মবিশ্বাসের কমতি থাকতে পারবে না। আত্ম-নিয়ন্ত্রণ বজায় রেখে কাজ করতে হবে।

১৫. আলোচনা চালিয়ে নেয়ার দক্ষতা: ক্লায়েন্ট, সহকর্মী বা অন্যক্ষেত্রে আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ কথা বললে সাথেসাথেই ফলাফল পাবেন, জিনিসটি এমন নয়। আপনাকে বারংবার বলতে হতে পারে। ম্যানেজমেন্টের বিভিন্ন ধাপে বলতে হতে পারে। ধৈর্যহারা হলে চলবে না।

১৬. সামাজিক মাধ্যম ব্যবহারের দক্ষতা: সাধারণত আমাদের রিসোর্সদের বেশিরভাগ-ই ফেসবুক ব্যবহারে স্বাচ্ছন্দ্য থাকি। এর বাইরে অন্য মাধ্যম ব্যবহার করতে বলল ইতস্ততবোধ করেন। এমনটি হওয়া যাবে না। প্রয়োজনীয় সব মাধ্যম ব্যবহার করা বিশেষ করে পোস্ট দেয়া, ভিডিও আপলোড করা, কমেন্ট এবং শেয়ার করার বিষয়ে স্বাচ্ছন্দ্য হতে হবে।

১৭. ইমেইল লিখতে পারার দক্ষতা: এখন কি আর চিঠির যুগ আছে? অফিসিয়াল ডকুমেন্ট হোয়াটসআপ বা মেসেঞ্জারে পাঠালে কারো কাছেই পাত্তা পাবেন না। এসব ডকুমেন্ট পাওয়ার পদ্ধতিই হল ইমেইল। তাই, ইমেইল লেখা বিশেষ করে প্রাপক, সিসি, বিসিসি, সাবজেক্ট লাইন এবং এটাচমেন্ট করতে পারাটা গুরুত্বপূর্ণ এবং প্রয়োজনীয় দক্ষতার অংশ।

১৮. মাল্টি টাস্কিং: কোনো অফিসে আপনাকে নিয়োগ দেয়া হলে ম্যানেজমেন্ট ট্রেইনি হিসেবে। এ কাজে জীবনেও ব্যাংকে যাওয়ার কথা না। কিন্তু অফিসের প্রয়োজন হলে আপনাকে ব্যাংকে যেতে হবে। কারো জন্মদিন আসলে তার জন্য কেক অর্ডার করতেও যাওয়া লাগতে পারে। তাই, বর্তমান সময়ে কোনো রিসোর্সের নির্দিষ্ট কোনো দায়িত্ব থাকে না। প্রয়োজনের তাগিদে অন্যান্য কাজও করতে পারতে হয়।

১৯. সহানুভূতি: আপনার কোনো এক সহকর্মী তার দুঃখের কথা আপনাকে বলল। তার দুঃখে আপনাকে দুঃখিত হতে হবে।

২০. নেতৃত্ব দক্ষতা: আপনার ম্যানেজমেন্ট আপনাকে দায়িত্ব দিল আপনার কোনো এক কলিগের জন্মদিন উপলক্ষে কেক নিয়ে আসার ব্যবস্থা করতে। আবার, আপনার হাতে অফিসের অন্য কাজও রয়েছে। আপনাকে নেতৃত্বের গুণাবলী প্রয়োগ করে দুইটি কাজ-ই করতে হবে। হয়ত আপনি সরাসরি গিয়ে কেক অর্ডার করে রিসিপ্ট নিয়ে আসলে পরে অফিসের কোনো সহকারীকে দিয়ে কেক রিসিভ করার দায়িত্ব হস্তান্তর করলেন। গুণগত মানে যাতে কোনো সমস্যা না হয়, তাই কেক নিয়ে আসার আগে আপনাকে ছবি পাঠিয়ে কনফার্ম করে নিতে বললেন। কিন্তু এক কাজ আছে বলে অন্য কাজকে এড়িয়ে যাওয়ার অজুহাত দেয়া যাবে না। 

২১. ক্রমাগত শিক্ষাগ্রহণ: শেখার কোনো বয়স নেই। স্মার্ট জবে ক্রমাগত শিক্ষাগ্রহণ করতে হয়। একসময় গ্রাফিকের কাজ করার জন্য যে কোনো অফিসে আলাদা গ্রাফিক ডিজাইনার নিয়োগ দেয়া হত। বর্তমানে সোশাল মিডিয়া ম্যানেজারও ক্যানভা ব্যবহার করে কাজ চালিয়ে নেয়ার মত গ্রাফিকের কাজ করে নিতে পারে।